忘年会の幹事なら知っておきたい10個のタスク!
年末になると、飲み会って増えますよね。急に幹事をやれと言われても、
どこでやるのか、何をするのか、そもそもどのように計画を立てるか。
分からないことだらけです。
そういわけで、今回は忘年会についてです。
自分が幹事をやったときの段取りを下にまとめました。
お役に立てれば幸いです。
【10月ごろ~】
①役職者のアポ取り
忘年会の幹事を任されたらまず何を決めなければならないでしょうか。
最優先事項は、部長など偉い人の日程を押さえることです。
基本的に役職者は必ず出席しなければなりません。(めんどくさいですよね笑)
彼らの日程は驚くほど速く埋まりますので早めにアポイントを取りましょう。
この最優先タスクを忘れると後々とんでもないことになるので、絶対にここを押さえましょう。
②日程の候補決め
役職者のアポを取る時に、あらかじめ日程を決めておくといいですよ。
忘年会は毎年行っていると思うので、先輩や上司に前年の日程候補日を聞いてみましょう。それが12月の金曜日だった場合は要注意です!!!!
どの会社のどの部署もだいたい金曜日に集中します。特に銀座や新橋などのそこそこのお店は恐ろしく予約が埋まります。気を付けてください。
できるなら金曜日以外に調整してみてください!凄く楽で簡単になります。
③忘年会の出席者の確認
もう一つ役職者に聞くことがあるんです。出席者の確認です。
まずは先輩・上司に去年の出席者の名簿などを貰いましょう。
忘年会の対象が1つの部署内で行われるなら、特に気にすることはありません。
しかし、お客様を呼ぶ・違う部署を呼ぶ・他部署と合同でやる・開発現場なら営業を呼ぶなどいろいろなパターンがあります。
この場合は事前の調整事が増えるので早めの確認が大事です!
役職者に日程のアポを取る時に、ついでに「今年の忘年会はどの範囲でやりますか?去年と同様でいいですか?」みたいに聞きましょう。
④お店の予約
10月にお店予約するの??みたいに思われますが、問題ありません。
先ほども言いましたが、12月のお店の予約は恐ろしく早く埋まります。
11月になると好条件のお店はほぼ予約で埋まっています。忘年会の人数が30人以下なら何とかなるでしょう。
しかし、50人・100人が収まるお店は限られてるので、とにかく早めにお店を決めましょう!
⑤お店のタイプ
どのようなお店を予約するか悩む方もいるかもしれません。
例えば料理だったら、中華・イタリアン・和食・フレンチ・オードブルのどれにするか。
立食・座敷・座席・半立食のどれにするか、貸切にするかしないか。。
いろいろと決めなければなりません。
どうするかと言えば、基本的には前年同様のタイプで外れません。
料理はイタリアンか中華が王道です。
あえて言うなら貸切するのを勧めます。その方が融通が利くのでやりやすいです。(あと貸切にすると先輩や上司は喜びます笑 人目を気にせず騒げますからね)
【11月ごろ~】
⑥当日の出し物の準備
お店を抑えたらとりあえず一安心しますが、まだまだやることがあります。
当日のプログラムです。単純に飲むだけならまだ楽ですが、だいたい「何かやれ」的な雰囲気がありますよね。まあこれがいわゆる余興とか出し物っていうやつです。
この忘年会の「余興」にもだいたい王道があるようです。筆者がやったもの、友達・同期がやったもを今度詳しく纏めてみます。(ここはページが長くなるので、次回です笑)
【12月ごろ~】
⑦会計方法を検討する。
12月ごろは今までの下準備ができていればそんなにあたふたすることは無いと思います。この辺で忘年会の会計方法のやり方を考えておきましょう。
忘年会には複数の関係者が出入りするので、普段通りの会計方法ができない事があります。事前に徴収するか、事後に徴収するか、他部署の場合は誰かに集金をお願いしておきましょう。
⑧二次会のお店を探しておく。
いろいろとめんどくさい作業をこなしてきましたが、これが最後です。
忘年会を終えてさあ解散!、となれば嬉しい限りですが2次会ってつきものですよね。。2次会の場合、事前に参加者が行くかどうか判断ができないのが悩みです。
まずやることは先輩に聞きましょう。(基本的に先輩に聞いてばっかですね笑)
忘年会の半分が来る、20人くらい来るなどおおよその人数に目星がついたら、
そこに見合ったお店を探します。コツとしては、忘年会の会場から徒歩5分以内のお店を探します。予約は難しいと思うので、前日・当日ぐらいに席だけ予約してください。
席の予約ができない場合は、似たようなお店を複数ストックで持っておいて、当日の電話で乗り切りましょう。笑
⑨アジェンダを決める。
忘年会の大枠が固まったら、一度当日のタイムスケジュールを作成しましょう。
簡単に言えば、乾杯の音頭を取ってから締めの挨拶までの流れです。
筆者の場合は、
18:30 誘導開始
19:00 到着
19:05 乾杯の挨拶(部長)
19:30 各担当の挨拶
20:00 余興
20:45 締めの挨拶
の段取りをあらかじめ決めておいて、時間内に完全撤収できるように
構成を考えました。時間通りに行かないことも多々ありますが、会のイメージを持って置けば、緊急事態にも臨機応変に対応できます。
⑩当日の準備
最後はお店との調整です。
座席配置を考えたり、料理の出るタイミング、ラストオーダーの時間などを確認しましょう。忘れがちかもしれませんが料理の出るタイミングって意外と大事です。
筆者の経験ですが、課長から締めの挨拶を貰ったあとにコース料理の最後のデザートが出てきてしまい、締めた後に皆でデザートを食べ、再び締め直すという事態に見舞われました。
(後日めっちゃクレーム来ました笑)
詰めが甘くならないようしっかり確認しておきましょう。
つらつら書いてみましたが、纏めると
「先輩・上司に聞く」ってのが一番です。
前年の流れ・規模・内容を大まかに把握したら、①~⑥のスケジュール感で計画し、幹事の仕事を全うしていください。
上手く忘年会を開催できれば、先輩や上司・役職者の評価は上がります。
頑張ってください!